Como Gerar PDFs de Documentos Word Usando Excel no Power Automate

Este artigo é inspirado no vídeo acima, e vai mostrar, de maneira clara e prática, como criar um fluxo no Power Automate Desktop para gerar PDFs de documentos Word usando dados vindos do Excel. Talvez pareça complicado a princípio, mas, ao longo deste passo a passo, tudo deve ficar mais tranquilo – mesmo para quem ainda não está muito familiarizado com as ferramentas da Microsoft Power Platform, núcleo do nosso projeto Power.

Começando pelo Word: crie seu layout

Antes de qualquer automação, o ponto de partida é o Microsoft Word. É aqui que desenvolvemos um layout de documento padrão – aquele modelo que será “preenchido” com dados variáveis em cada execução do fluxo. Imagine um recibo, uma declaração, ou até um certificado.

• Abra um documento em branco no Word.
• Crie o texto-base, deixando claro onde cada informação personalizada entrará (nome, data, cidade, etc).

Para facilitar a automação, recomendamos a colocação de indicadores — palavras ou marcações específicas e fáceis de localizar no meio do texto, como {NOME}, {DATA} ou {CIDADE}.

Indicadores são o segredo para automatizar sem dores de cabeça!

Esses marcadores funcionam como “espacinhos reservados”, que depois serão substituídos pelas informações reais. Você pode escolher o formato dos indicadores como achar melhor, contanto que nunca se repitam por acidente no corpo do texto.

Como funcionam os indicadores na prática

Uma dúvida comum de quem está começando: “Como o Power Automate Desktop reconhece onde substituir?” — Justamente por isso, os indicadores precisam ser únicos e diferentes de palavras do texto comum.

• Coloque, por exemplo: “Declaramos que {NOME} participou do evento em {CIDADE} em {DATA}”.
• No fluxo, será possível localizar cada um desses marcadores e substituir pelo valor correspondente do Excel.

Vale reforçar: evite usar indicadores com nomes genéricos ou que já aparecem no texto para não correr o risco de substituições erradas.

Configurando o fluxo no Power Automate Desktop

Vamos sair do Word e ir direto para o Power Automate Desktop. É aqui que a automação ganha vida. A ideia é que o fluxo busque os dados na tabela do Excel, abra o layout do Word, faça as substituições e salve em PDF. Parece muita coisa? Até pode ser, mas tudo vai acontecendo etapa por etapa.

1. Abra o Power Automate Desktop e crie um novo fluxo. Dê um nome fácil de associar ao objetivo — tipo “Gerar PDFs Automáticos”. 2. Adicione a ação para abrir o arquivo Word modelo. Use a ação ‘Abrir documento Word’ ou equivalente.

Depois disso, as próximas ações são:

1. Ler dados de uma planilha Excel – geralmente, selecionar a tabela ou aba específica.
2. Dentro de um laço (“loop”), para cada linha da tabela:

• Abrir uma cópia do documento modelo;
• Substituir os indicadores pelos dados da linha atual;
• Salvar o resultado como PDF em uma pasta definida;
• Passar para a próxima linha/registro do Excel.

Repetição organizada: cada linha, um documento novo.

Substituição dos indicadores

Para trocar os indicadores do Word, há dois jeitos principais:

• Localizar e substituir: Use a ação própria para buscar cada marcador (como {NOME}) e trocar pelo dado do Excel.
• Escrever em posições específicas do documento: Se seu layout for mais fixo, é possível direcionar campos para receber o texto do Excel num ponto exato.

No geral, o método de “localizar e substituir” acaba sendo mais flexível, especialmente em templates mais genéricos. Aqui na Power, já vimos muitos alunos e clientes avançando rápido depois de dominar essa lógica de desvendar os painéis do Automate Desktop.

Garantindo a integridade do layout

Ao gerar cada documento, tenha certeza de não sobrescrever o arquivo original do Word. Sempre salve o documento personalizado em uma cópia temporária (ou logo como PDF) para evitar danos ao modelo padrão.

Uma dica boa é, ao salvar o PDF, incluir no nome do arquivo alguma informação exclusiva do registro, como nome e data, para não perder o controle dos arquivos. Por exemplo: “certificado_{NOME}_{DATA}.pdf”.

Mas atenção à formatação da data! Datas com “/” ou “:” podem causar problemas nos nomes dos arquivos. Uma boa saída é trocar para traços, ficando: “2024-06-07”.

Automação para várias pessoas: usando o Excel como fonte

Agora, o ponto chave: como automatizar isso para vários registros ao mesmo tempo e deixar seus relatórios prontos sem ficar copiando e colando?

Aqui, o Excel entra como “lista de dados”. Considere uma tabela com colunas: Nome, Data, Cidade — cada linha com um registro diferente. O fluxo vai ler cada linha da tabela, abrir o template Word, substituir os dados e gerar um PDF para cada pessoa.

A estrutura básica do fluxo para isso:

1. Ler dados da tabela do Excel.
2. Para cada linha, fazer:

• Abrir o layout do Word;
• Substituir indicadores pelos dados da linha;
• Salvar como PDF;
• (Opcional) Enviar por e-mail o PDF gerado.

O looping garante que tudo anda no automático – o ganho de tempo é considerável. Às vezes, bate um receio de “e se der erro em uma linha?” Pode acontecer, claro. Por isso, salvo o progresso numa pasta separada, assim, se der algum problema, não compromete tudo.

Enviando PDFs por e-mail

Se quiser dar um passo adiante, o próprio Automate Desktop permite anexar o PDF gerado a um e-mail personalizado. É só adicionar ao fluxo, logo após o arquivo ser salvo, a ação de envio de e-mail, configurar quem recebe e definir o assunto e o corpo do e-mail — tudo também usando os dados do Excel.

Automação boa é aquela que termina o serviço para você.

Assim, em poucos minutos, dezenas ou até centenas de documentos podem ser criados e enviados. E você fica só acompanhando!

Por que aprender essas automações faz diferença

Aqui no projeto Power, percebemos dia a dia como dominar essas automações abre outras portas no mundo digital. Talvez, no início, alguns comandos pareçam estranhos ou distantes da rotina, mas conforme a prática avança, tudo que é repetitivo vai sendo resolvido rápido — e você passa a focar só no que importa.

É uma jornada realmente interessante, cheia de pequenas descobertas.

Quando você vai testando, erra e acerta, percebe que só quem experimenta para ver a praticidade real. No final, automatizar tarefas assim é quase como montar um quebra-cabeças: cada peça encaixa e, depois de pronto, tudo parece óbvio. Mas só depois de fazer pela primeira vez.

Conclusão e convite

Gerar PDFs de documentos Word usando Excel no Power Automate pode parecer complexo, mas com um pouco de persistência, qualquer pessoa chega lá. Comece pelo básico, crie bons indicadores em seus layouts, monte o fluxo passo a passo, e vá avançando. Os benefícios de automatizar essas tarefas logo aparecem.

Se você gostou deste conteúdo, que nasceu da experiência do canal Power e dos nossos treinamentos, venha conhecer nossos cursos e consultorias. Nossa missão é capacitar pessoas para irem além dos limites das planilhas, transformando ideias em automações inteligentes.

Teste, crie e venha descobrir um novo jeito de trabalhar. Você vai se surpreender com o que pode automatizar.