Como Enviar E-mails com Anexos Usando Power Automate e SharePoint

Este artigo foi feito com base no vídeo acima, criado justamente para ajudar quem quer aprender como automatizar o envio de e-mails com anexos usando Power Automate e SharePoint, como mostramos sempre aqui no projeto Power. Na dúvida, assista primeiro e depois siga com este passo a passo escrito.

Preparando a lista de contatos no SharePoint

Antes de pensar no fluxo de automação, você precisa criar uma lista no SharePoint para armazenar seus contatos. Pense nela como uma planilha, só que online, organizada e pronta para conectar com outras ferramentas.

Adicionando as colunas certas

Vamos criar três colunas principais:

• Nome: para registrar quem é o contato
• E-mail: aqui você coloca o e-mail onde será enviado o anexo
• Observação: espaço para informações adicionais ou comentários rápidos

Agora, um detalhe que faz diferença: cada contato pode ter o seu próprio anexo. Por isso, inclua mais uma coluna do tipo “anexo”. Assim, cada linha/contacto permite fazer upload de um arquivo específico.

Montar a lista é mais simples do que parece.

Por exemplo, você quer mandar um contrato para cada cliente. Crie uma nova linha, coloque o nome, o e-mail e, no campo de anexo, suba o arquivo correspondente àquele contato. Não esqueça de preencher também a observação se for necessário: “Contrato da renovação 2024”, por exemplo.

Exemplo prático de preenchimento

Imagine uma lista com três pessoas:

• Ana Maria | ana@email.com | Relatório mensal | anexo: relatorio-ana.pdf
• João Pedro | joao@email.com | Documento fiscal | anexo: fiscal-joao.pdf
• Carlos Silva | carlos@email.com | Certificado | anexo: cert-carlos.pdf

Assim, fica claro e organizado. Você consegue associar um arquivo específico para cada destinatário. Isso elimina confusão na hora da automação.

Configurando o fluxo no Power Automate

Com a lista pronta, hora de passar para o Power Automate. Aqui, você escolhe entre um fluxo instantâneo (que parte de um clique) ou agendado (roda a cada período, como diariamente ou toda segunda-feira, por exemplo). Para envio recorrente, prefira o fluxo agendado.

Configurando o gatilho do fluxo

1. Criar novo fluxo: escolha “Agendado” no painel inicial do Power Automate. Defina quando deseja que ele rode (horário, data, recorrência).
2. Adicionar ação “Get Items”: esta ação busca todos os dados da sua lista no SharePoint. Você informa apenas o endereço do site e seleciona a lista criada.

Se preferir, pode partir do fluxo instantâneo. Mas confesso: o agendado te poupa trabalho se tiver de repetir a rotina de envios.

Fazendo o loop pelos contatos

Com os itens carregados, o próximo passo é montar um loop para o envio individual dos e-mails.

1. Inclua a ação “Apply to each”. Ela vai repetir tudo o que você colocar dentro dela para cada linha da sua lista.
2. Dentro da ação, selecione o campo de e-mail, nome e observação para montar a mensagem personalizada.

Agora, o pulo do gato: precisamos usar o Outlook como serviço de envio. Escolha a ação “Send an Email (V2)” e conecte sua conta Microsoft 365. Use o valor dinâmico do campo de e-mail para destinatário, e edite assunto e corpo da mensagem, usando nome e observação conforme as informações de cada contato.

O segredo da automação está no loop.

Incluindo os anexos no envio

Só falta garantir que os arquivos anexados na lista acompannhem o e-mail para cada destinatário. Isso exige uma etapa a mais:

1. Dentro do “Apply to each”, adicione uma ação de buscar anexo: “Get Attachments” do SharePoint, usando o ID do item da lista.
2. Depois, ainda dentro do loop, coloque a ação “Get Attachment Content” para cada anexo encontrado.
3. Antes de enviar o e-mail, crie uma variável (tipo array) chamada, por exemplo, “AnexosEmail”, e armazene nela todos os arquivos.
4. No envio do e-mail, preencha o campo “Anexos” com o conteúdo da variável criada.

Sim, é preciso cuidar deste detalhe: não basta só pegar o nome do anexo. Precisa trazer o conteúdo inteiro do arquivo.

Testando e validando antes de rodar para todos

Mais de uma vez ouvi de alunos aqui do Power: “mas se eu rodar o fluxo e mandar errado para todo mundo?” Bom, sempre recomendo testar primeiro.

Como testar sem sustos?

• Coloque seu próprio e-mail temporariamente no primeiro contato da lista, ou em todos, só para experimentar.
• Rode o fluxo manualmente, se possível, e confira o resultado na sua caixa de entrada.
• Verifique anexo, assunto, corpo do e-mail, e se o nome está correto.

O teste serve não para evitar erros eternos, mas para você ir ganhando confiança no fluxo sem gerar nenhum constrangimento junto ao destinatário. Não esqueça: erro pequeno é normal, ajuste e siga.

Antes de enviar, teste com você mesmo.

Agendando e automatizando tarefas recorrentes

Com tudo pronto, você pode agendar o fluxo para rodar sozinho, em horários definidos. Assim, seus envios acontecem no prazo certo, sem que você precise lembrar de apertar nenhum botão. Na tela de configurações do fluxo, escolha a frequência que preferir: diária, semanal, mensal.

Aliás, é comum no projeto Power responder dúvidas de pessoas que querem automatizar calendários de tarefas do SharePoint. Essa metodologia permite a automação tanto para listas simples quanto complexas, inclusive com múltiplos anexos por contato.

Considerações finais e próximos passos

Viu como não é preciso ser programador? Com SharePoint e Power Automate bem usados — do jeito que ensinamos no projeto Power — você transforma atividades chatas em processos automáticos. Claro, no início alguns detalhes exigem atenção, como montar lista, configurar variáveis e conectar o Outlook. Com prática, tudo fica mais natural.

Talvez, ao longo do tempo, você perceba oportunidades para melhorar ainda mais o fluxo: adicionar campos de personalização, incluir notificações, ou até integrar com outras ferramentas Microsoft 365. O aprendizado, como costumo dizer na consultoria e treinamentos do Power, é algo contínuo. Dê ao menos um primeiro passo. Teste, ajuste, volte aqui no vídeo quando surgir dúvida e, se precisar de ajuda, conheça também nossos treinamentos ou converse com nosso time de consultoria para ir além.

Automatize hoje o que sobra tempo amanhã.

Gostaria de aprender ainda mais e colocar suas rotinas em outro patamar? Aproveite o conteúdo do projeto Power, experimente nossos treinamentos gratuitos e, se quiser ir além, fale conosco sobre consultoria personalizada. Não deixe para depois: automatizar é possível para todos!